社員旅行を「経費」にするための条件
こんにちは、新人のNです。
今年のゴールデンウィークは最大12連休という大型連休となりました。この期間を利用して、あるいは連休明けの親睦として、社員旅行を計画・実施された企業も多いのではないでしょうか。
今回は、社員旅行の費用を「経費」(福利厚生費)として正しく経費計上するためのポイントと、見落としがちな注意点を整理します。
1.福利厚生費として認められる2つの基本ルール
社員旅行を経費(非課税)で処理するには、原則として以下の2つの要件を満たす必要があります。
・旅行期間が「4泊5日以内」であること (海外旅行の場合は、現地での滞在日数が基準となります。)
・全従業員の「50%以上」が参加すること (工場や支店ごとに行う場合は、その単位で半数以上の参加が必要です。)
2.「社会通念上」の金額設定
経費にできる金額に明確な上限はありませんが、「社会通念上ふさわしい範囲」である必要があります。実務上の目安としては、1人あたり10万円程度までが妥当とされています。豪華すぎる内容や高額な旅費は、給与課税の対象となるリスクが高まるため注意が必要です。
3.実務上の注意点
要件を満たしていても、以下のようなケースは経費として認められません。
・役員だけで行う旅行(全従業員が対象である必要があります)
・実質的に私的旅行とみなされるもの
・「旅行に行くか、現金をもらうか」を選べる制度にしている場合
特に注意したいのが、「自己都合での不参加者に現金を渡す」ケースです。この場合、不参加者だけでなく、旅行に参加した従業員全員分についても、会社が負担した旅費相当額が「給与(賞与)」とみなされ、結果として従業員には所得税が課税されることとなります。
補足:参加率が50%を下回る場合
なお、過去には参加率が38%にとどまった旅行が経費として認められた事例が国税庁で紹介されています。これは旅行の目的や内容が「社会通念上一般的である」と総合的に判断されたケースです。
