スキャナ保存制度
概要
税務上、会社のような法人は、帳簿や書類を原則として紙の状態で7年間保存しなければなりません。
帳簿や書類の7年間分となると膨大な量になり、事務作業も大変で置き場所にも頭を悩ませることになります。
しかし、最近では画像データも鮮明になり、画像で保存しておけば領収書等の内容も正確に把握できるようになっていますので、税務上の保存方法としても画像データで保存することが認められています。
この方法で書類を保存することはスキャナ保存制度と呼ばれています。
スキャナ保存制度で保存できるもの
保存が義務付けられている国税関係の帳簿書類は、以下のように分けられます。このうち、「決算関係書類以外の書類」がスキャナ保存制度で保存することができます。
逆に言うと、それ以外の各種帳簿や決算書は原則として紙で保存する必要があります。
| 国税関係帳簿書類 | 具体例 | スキャナ保存可否 | ||
| 帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳 | × | ||
| 決算関係書類 | 貸借対照表及び損益計算書、棚卸表 | × | ||
| 書類 | 決算関係書類 以外の書類 |
重要書類 | 領収書、契約書、請求書、納品書 | ○ |
| 一般書類 | 上記以外の見積書、注文書 | ○ | ||
スキャナ保存制度を利用するための準備
スキャナ保存制度を利用するには、(1)保存要件と(2)適正事務処理要件を満たし、(3)税務署に利用のための申請をする必要があります。
保存要件
スキャナで書類を読み取って保存するにあたり、きちんと内容がわかるよう、いつ受け取ったか、訂正や削除した場合はその内容がわかるようにする等のシステム上の条件が定められています。
書類を読み取りは、スキャナで読み取ったものでなくても、スマホやデジカメで撮影した画像データでも認められます。
要件の例
解像度、タイムスタンプの付与、バージョン管理、閲覧用のディスプレイ・プリンタの備付等
適正事務処理要件
スキャナ保存制度を運用するために、自社内で業務の役割分担や処理業務の手順を定めておく必要があります。
要件の例
関連事務をそれぞれ別の者が行う体制、定期的な検査、不備に対する再発防止の取組を行うための体制等
税務署への申請
スキャナ保存制度で保存をする開始日の3か月前までに税務署に申請書と添付書類の提出が必要です。
まとめ
スキャナ保存制度を利用するためには、ソフトの購入や業務の変更等の準備が必要になりますが、省スペース、コスト削減ができ、スマホ等も活用すれば業務効率化にもつなげることができます。
資料の整理に悩んでおられる方は、スキャナ保存制度の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
